Bilkent Holding

Çalışan Bilgilendirme Metni

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA

ÇALIŞAN BİLGİLENDİRME METNİ

 

BİLKENT HOLDİNG A.Ş (kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini almaktadır.

 

Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi gereğince kişisel verilerinizin alınma şekilleri, işlenme amaçları, paylaşılan kişiler, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

 

  1. Kapsam

 

İşbu Bilgilendirme, Şirket çalışanlarımızı kapsamaktadır.

 

  1. Kanun Hakkında Genel Bilgilendirme

 

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 24 Mart 2016 tarihinde kabul edilmiş̧ olup 7 Nisan 2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

 

 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasında başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini  korumak ve kişisel verileri isleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek kişisel verileri işlenen kişilerin haklarını belirlemek amacıyla kabul  edilmiştir.

 

  1. Veri Sorumlusu

 

BİLKENT HOLDİNG A.Ş. (“ŞİRKET”) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verilerinizi mevzuata uygun olarak kullanacağız.

 

  1. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

 

Şirketimiz tarafından, Şirketimiz çalışanlarının aşağıda belirtilen kişisel verileri, aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebeplerle işlenecek ve Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’nde düzenlenen süre boyunca saklanacaktır.  

 

  1. İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi, iş sözleşmesine bağlı gerekliliklerin yerine getirilebilmesi, özlük dosyasının tutulabilmesi, ücretli/ücretsiz/mazeret izinlerinin takibi ve onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, puantaj/bordro oluşturulması, ücret ödemesi yapılabilmesi, iş kazası halinde yasal bildirimlerinin yapılması için; personelimizin  adı, soyadı, doğum tarihi, telefon numarası, ikametgah ve açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), banka hesap bilgileri, cinsiyeti, uyruğu, doğduğu ülke, doğduğu şehir, medeni durumu, T.C. kimlik numarası, T.C. kimlik kartı seri no, baba adı, anne adı, imzası, işe giriş ve işten ayrılış tarihleri, şirket giriş çıkış kayıtları, adli sicil kaydı - hükümlülük bilgisi, engellilik bilgisi ve derecesi, askerlik tecili bilgisi, çocuk sayısı, sigorta başlangıç tarihi, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, okur-yazarlık bilgisi, maaş ve ek gelir-menfaat detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı, kan grubu bilgisi, sağlık raporlarında yer alan hastalık bilgileri, işyeri hekimi kayıtları, kızlık soyadı, eski tip T.C. kimlik kartı var ise din bilgisi, cüzdan no, doğduğu ilçe/mahalle, cilt no, aile sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak işlenmektedir.
  2. Personelin özgeçmişinin bilinmesi, atama veya pozisyon değişikliklerinde özgeçmişteki bilgilere göre değerlendirme yapılabilmesi için; meslek, mezun olduğu yıl ve okul, mezuniyet ortalaması, eğitim bilgisi (öğrenim durumu, okul bilgileri, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj durumu, katılım sağladığı eğitimler, eğitimlere ilişkin bilgiler, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş, yurtiçi ve yurtdışı eğitim, görevlendirme, denetim vb.) pozisyon bilgisi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  3. SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, emniyet bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması için; adı, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası verileriniz veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  4. Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılması için; personelimizin adı, soyadı, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, e-posta adresi, telefon numarası, IBAN no vemaaş bilgisi işe giriş tarihi verileriniz veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  5. İşyeri güvenliğinin sağlanabilmesi, meydana gelebilecek kazalar, haksız fiil veya suç teşkil eden olayların önlenebilmesi ve önlenememesi halinde ilgili kolluk kuvvetlerine bilgi verilmesi amacıyla; şirket giriş ve koridorlarında, ofis alanlarında, teras ve dinlenme alanlarında ses ve görüntü takip ve kayıt özelliği olan araçlar ile personelimizin ses ve görüntü verileri, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  6. İcra müdürlüklerinin talimatı doğrultusunda maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması için; personelimizin adı, soyadı, maaş bilgisi, işten ayrılış tarihi bilgisi, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  7. Şirket çalışanlarının performanslarının takibi ve raporlanması, iş avansı/masrafı ödemelerinin yapılabilmesi, çalışan portalının oluşturulabilmesi, online platformlar üzerinden personelimize bildirimler yapılabilmesi, doğum günlerinin kutlanabilmesi için; personelimizin adı, soyadı, doğum tarihi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), banka hesap bilgileri, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  8. İrtibat ve iletişimin sağlanabilmesi, kartvizit basılması, kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması, Şirket aracı kullanımının takip edilmesi, servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması, iş e-postası tahsis edilmesi için; personelimizin adı, soyadı, telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), T.C. kimlik numarası, boyu, kilosu, ayakkabı numarası bilgileri, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  9. İş e-postası üzerinden şahsi yazışmalar yapılıp yapılmadığının tespit edilebilmesi ve İş Sözleşmesi’nde belirtilen durumlarda iş e-postası üzerinden yapılan yazışmaların trafik ve içerik bilgilerinin elde edilebilmesi amacıyla; internet erişim loğları,  kurumsal e-posta adresi, kurumsal e-posta adresi üzerinden yapılan yazışmaların trafik ve içerik bilgileri, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  10. Online platformlar üzerinden çalışanlarımıza eğitimler atanabilmesi,  eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi için; personelimizin adı, soyadı,  şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), T.C. kimlik numarası, meslek ve pozisyon bilgisi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  11. Acil durumlarda personelimizin yakınlarıyla iletişime geçilebilmesi için işçinin bildirmiş olduğu yakının adı soyadı ve telefon numarası bilgileri ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  12. Personelimizin servis, yemek ve benzeri hizmetlerden yararlandırılabilmesi ve bu hizmetlere ilişkin olarak gerektiğinde personelimizle irtibata geçilmesi amacıyla; personelimizin adı, soyadı, telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri  (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi), servis güzergahı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenebilmekte ve tedarikçi ve çalışanlarına aktarılabilmektedir.
  13. İŞVEREN’in faaliyetleri kapsamında reklam, tanıtım, ilan, broşür, sosyal medya vb. mecralarda paylaşılması amacıyla; şirket etkinlikleri (yemek, toplantı vs. organizasyonları) kapsamındaki veya diğer zamanlarda çekilen fotoğraflar ve video kayıtları ile personelimizin ses ve görüntü verileri, açık rızalarına bağlı olarak işlenebilmektedir.
  14. Şirketimize giriş ve çıkışlarda gerekli olan araç pulunun çıkartılabilmesi ve şirket içi trafik güvenliğinin sağlanması için; personelimizin şahsi aracının araç plakası, araç ruhsatı sureti ve personelimizin ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri bilgilerini içeren ehliyet sureti,  bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenebilmekte ve tedarikçi ve çalışanlarına aktarılabilmektedir.
  15. Personelimize araç tahsis edilebilmesi ve tahsis edilen aracın iş amaçlı kullanımının takibi amacıyla; personelimizin ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri bilgilerini içeren ehliyet sureti,  trafik cezası sorgulama sonucu, şahsa tahsis edilen ve/veya kullanımına sunulan aracın lokasyon bilgileri ve benzin kullanımının takibine ilişkin veriler ile araç km bilgisi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için  veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  16. Şirketimizin hizmet kalitesinin arttırılması, çalışan personel memnuniyetinin sağlanabilmesi, Şirket içindeki varsa aksaklıklarının tespit edilebilmesi, işten çıkış sebeplerinin tespit edilebilmesi, çalışan sirkülasyonunun en aza indirilebilmesi amacıyla; işten çıkış işlemleri esnasında yapılan ankette isim, soy isim, doğum tarihi, işe giriş tarihi, işten ayrılış tarihi, unvan, çalıştığı birim verileri; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.
  17. Personelimizin ve yakınlarının Bilkent Üniversitesi ve okullarında kendilerine tanınan indirimden faydalandırılabilmeleri için; kendilerinin ve Bilkent okullarında  okuyan yakılarının ad, soyad, yararlandığı okul, bölüm ve sınıf bilgileri bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak işlenmektedir.

 

  1. Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Kişi veya Kuruluşlar Hakkında Bilgilendirme

 

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçlara ek olarak,

 

  1. Vergi Usul Kanunu, Sayıştay Kanunu, İş ve Sosyal Güvenlik Kanunu, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Kara paranın Aklanmasının Önlenmesine Dair Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin zorunlu kıldığı kişi veya kuruluşlara; veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
  2. Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı, kolluk kuvvetleri, savcılıklar ve yasal nedenlerle talepte bulunan diğer adli makamlar, ilgili mahkeme, icra müdürlükleri ve diğer idari ve yasal mercilere, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
  3. Şirketimizin, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu gereğince denetime tabi şirketlerden olması nedeni ile iç ve dış denetim şirketleri ve denetçilere, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,
  4. Sigorta – bireysel emeklilik firmaları, iş sağlığı ve güvenliği kuruluşları, finansal (banka vb.) kuruluşlar, yemek şirketi, araç kiralama, havalimanı ve benzer transfer firmaları, telefon operatörleri, kartvizit basımı gibi gerekli hizmetlerin alındığı şirketlere, Şirketimiz adına yetkili kılınan hukuk bürolarına, avukatlara, arşiv firmalarına, resmi kurumlar tarafından verilmesi muhtemel teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalıştığımız danışmanlık firmalarına ve özel istihdam bürolarına, yönetici asistanlarına-sekretaryaya (yalnızca iş kapsamındaki seyahat organizasyonu yönetici asistanları-sekreterya aracılığıyla sağlanan personelin seyahat organizasyonu sağlanması için gerekli olan verileri) yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak,

 

aktarılmaktadır.

 

  1. Kişisel Verileriniz Nasıl Toplanmaktadır?

 

Kişisel Verileriniz, tarafınızca bizzat verilen bilgiler, internet sitemiz, Sözleşmeler, başvurular, formlar, teklifler, internet sitesi ziyaretlerinde bilgisayarımızın sizi tanımak için kullandığı çerezle (cookies), ses ve görüntü kaydedici cihazlar, aracı firmalar aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmektedir. 

 

Kişisel verileriniz, Kanunun 5. maddesinde yer alan işleme şartlarına uygun olarak; işlenen kişisel verinin işlenmesi için açık rıza gerekiyorsa, açık rızanıza bağlı olarak; aksi halde Kanunun 5. ve 6. maddesinde belirtilen sebeplerden başka birine dayanarak (aydınlatma metnin 4. maddesinde bu sebeplere değinilmiştir.) işlenecektir.

 

  1. Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

 

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda Şirket, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

 

Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

 

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

 

haklarına sahiptir.

 

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Şirket’e daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Şirket’in cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır. Başvurunuzda;

 

  1. Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
  2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
  3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
  4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
  5. Talep konunuzun

 

bulunması zorunlu olup, varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

 

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Şirketimizin Beytepe Köyü Yolu No:5 06800 Bilkent Çankaya/Ankara adresine verebilirsiniz. E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı kvkk@bilkentholding.com.tr adresinden ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirket’imiz iletebilirsiniz. KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı bilkentholding.kvkinfo@hs03.kep.tr KEP adresimize yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, Şirket tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, Şirket kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.