Bilkent Holding

Çalışan Bilgilendirme Metni

 

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA

ÇALIŞAN BİLGİLENDİRME METNİ

 

BİLKENT HOLDİNG A.Ş (kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini almaktadır.

Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi gereğince kişisel verilerinizin alınma şekilleri, işlenme amaçları, paylaşılan kişiler, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

 

Kapsam

İşbu Bilgilendirme, Şirket çalışanlarımızı kapsamaktadır.

Kanun Hakkında Genel Bilgilendirme

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 24 Mart 2016 tarihinde kabul edilmiş̧ olup 7 Nisan 2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasında başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek kişisel verileri işlenen kişilerin haklarını belirlemek amacıyla kabul edilmiştir.

 

Veri Sorumlusu

 

BİLKENT HOLDİNG A.Ş. (“ŞİRKET”) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verilerinizi mevzuata uygun olarak kullanacağız.

 

Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Şirketimiz tarafından, Şirketimiz çalışanlarından, aşağıda belirtilen kişisel veriler, İş sözleşmesine bağlı gerekliliklerin yerine getirilebilmesi, özlük dosyasının tutulabilmesi, ücretli/ücretsiz/mazeret izinlerinin takibi, onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, puantaj/bordro oluşturulması, ücret ödemesi yapılabilmesi, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirilebilmesi, SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, emniyet bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması, zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılması, işyeri güvenliğinin sağlanabilmesi, Şirketimiz tarafından hizmet verilen müşterilere karşı gerek mevzuattan gerekse sözleşmeden kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, icra müdürlüklerinin talimatı doğrultusunda maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması, iş kazası halinde yasal bildirimlerinin yapılması, iş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yerine getirilebilmesi, resmi kurum ve kuruluşların karar, talep ve talimatlarının yerine getirilebilmesi, Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması, Şirket çalışanlarının performanslarının takibi ve raporlanması, iş avansı/masrafı ödemelerinin yapılabilmesi, çalışan portalının oluşturulabilmesi, irtibat ve iletişimin sağlanabilmesi, kartvizit basılması, kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması, Şirket aracı kullanımının takip edilmesi, servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması, iş e-postası, Şirket ERP sistemlerinin, yazılımlarının kullanımı, çalışan memnuniyetin ölçülebilmesi, eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi, acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması, tedarikçi ve  çalışanlarına irtibat amaçlı iletişim verilerinin aktarılması gibi amaç ve hukuki sebepler ile işlenebilir.

            a. Özlük dosyası kapsamında;  

Kimlik ve İletişim Bilgileri: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti( Eski tip nüfus cüzdanlarında din bilgisi) Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)

Aile Bilgileri : Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası

Ücret ve Ayni Haklara İlişkin Bilgiler: maaş ve ek gelir-menfaat detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı

Eğitim Bilgisi: Öğrenim durumu, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj durumu, katılım sağladığı eğitimler, eğitimlere ilişkin bilgiler, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş, Yurtiçi ve yurtdışı eğitim, görevlendirme, denetim vb.

Diğer Veriler : Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, boy, kilo, adli sicil kaydı,

b.  İş akdinin devamı kapsamında;

Şirket giriş çıkış kayıtları, internet erişim logları, günlük mola ve aktivite verileri, işyeri ve eklentilerinde, işyeri çalışma alanlarında, kat koridorlarında, toplantı odalarında ve dinlenme odalarında, iş sağlığı ve güvenliği denetimlerinin sağlanabilmesi, işyeri düzeni ve çalışma barışının sağlanabilmesi, çalışma ortamının içerden ve dışardan gelebilecek tehlikelere karşı korunabilmesi amacıyla kamera kaydı, ses kaydı, şahsa tahsis edilen ve/veya kullanımına sunulan araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin veriler, sağlık verileri, işyeri hekimi kayıtları, medeni durumunda ve ailevi durumunda değişiklik yaratan hayati olaylar ile Şirket etkinlikleri (yemek, toplantı vs. organizasyonları) kapsamındaki organizasyon fotoğrafları, görsek veriler,

c. İş akdinin sonlandırılması kapsamında;

Şirketimizin hizmet kalitesinin arttırılması, çalışan personel memnuniyetinin sağlanabilmesi, Şirket içindeki varsa aksaklıklarının tespit edilebilmesi, işten çıkış sebeplerinin tespit edilebilmesi, çalışan sirkülasyonunun en aza indirilebilmesi amacıyla işten çıkış işlemleri esnasında yapılan ankette işten çıkışa ilişkin kişisel veriler,

6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

 

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz gerek iş başvurusu gerekse iş akdi devamında tarafınızca bizzat sunularak, müşteri ve müşteri adayı yetkilileri, anlaşmalı internet siteleri veya Şirketimizin Internet sitesi üzerinden yapılmış olan başvurular, destek hizmeti verdiğimiz / aldığımız sair kurumlar ile her türlü mevzuat veya sözleşme dahilinde işlem yapılan gerçek ve / veya tüzel kişiler, partner, tedarikçi veya işbirliği yaptığımız firmalar, internet sitemiz ve mobil uygulamamız, çağrı merkezlerimiz, sosyal medya hesaplarımız, hizmet verilen lokasyonlardaki ziyaretçi giriş-çıkış ve kontrol noktaları, kameralar, alarm sistemleri ve diğer elektronik güvenlik sistemleri, araç takip sistemleri, Şirket idari ofis ve Şirket tarafından hizmet sunulan işyerlerinde yer alan kamera, telefon, ses kayıtları, web sitesinde yer alan çerez uygulamaları gibi mecralardan sözlü, yazılı veya elektronik ortamda veya ilerde kurulacak/oluşabilecek diğer kanallar başta olmak üzere; ŞİRKET tarafından yasal mevzuat çerçevesinde yukarıda belirtilen amaçlarla toplanmaktadır.

 

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği

Şirketimiz, toplanan kişisel verilerinizi yukarıda sayılan amaçları yerine getirebilmek için ve 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde;

ŞİRKET’in bağlı bulunduğu Bilkent Holding A.Ş, Bilkent Holding A.Ş’nin doğrudan veya dolaylı olarak hissedarı olduğu şirketler, bağlı şirketleri ile Şirketin iş ortaklarına, hissedarlarına, iştiraklerine, tedarikçilerine,

Vergi Usul Kanunu, İş ve Sosyal Güvenlik Kanunu ve mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Karaparanın Aklanmasının Önlenmesine Dair Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin gerekli kıldığı kişi veya kuruluşlara,

Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, emniyet ve jandarma ilgili birimleri, polis merkezi amirlikleri, savcılıklar, ilgili mahkeme, icra müdürlükleri ve kanunen bilgi talep etmeye yetkili diğer adli, idari merciler ve yasal mercilere,

Alt işveren, asıl işveren düzenlemeleri kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek için çalışan bilgilerimiz asıl işveren sıfatı ile müşterilerimize,

Bankalara, bireysel emeklilik ve sigorta şirketlerine,

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yapılması gereken bilgilendirmelerin yapılması ve alınması gereken durumlarda açık rızanın alınabilmesi için gereken sistemleri sağlayan servis sağlayıcıları,

Yasal yükümlülüklerimizin ifa etmesi amacıyla sigorta firmaları, iş sağlığı ve güvenliği kuruluşları, finansal (banka vb.) kuruluşlar, yemek şirketi, araç kiralama, havalimanı ve benzer transfer firmaları, telefon operatörleri, kartvizit basımı gibi gerekli hizmetlerin alındığı şirketlere, Şirket genelinde kullanılan yazılımların sunucularını barındıran şirketlere, bağımsız denetim firmalarına/yetkililerine, Şirketimiz adına yetkili kılınan hukuk bürolarına, avukatlara, arşiv firmalarına, veri kayıt ortamına Resmi kurumlar tarafından verilmesi muhtemel teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalıştığımız danışmanlık firmalarına ve özel istihdam bürolarına, işyeri hekimlerine,

6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

 

Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda ŞİRKET talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ŞİRKET’e daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. ŞİRKET’in cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

  1. Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
  2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
  3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
  4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
  5. Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Şirketimizin Beytepe Köyü Yolu No:5 06800 Bilkent Çankaya/Ankara adresine verebilirsiniz. Başvuru formuna buradan erişebilirsiniz.

E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı kvkk@bilkentholding.com.tr e-posta adresine yapabilirsiniz. KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı bilkentholding.kvkinfo@hs03.kep.tr KEP adresimize yapabilirsiniz.

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, ŞİRKET tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, ŞİRKET kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.